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ISOSYSTEM Document es un sistema multiusuario y multidepartamental que asegura el control
y utilización de documentos con alta calidad, rapidez y seguridad.
Los conceptos y recursos ofrecidos en ISOSYSTEM Document para el control de documentos
y datos garantizan el cumplimiento total de los requisitos exigidos en normas internacionales
como ISO9000, ISO14000 y QS9000.
ISOSYSTEM Document incorpora herramientas de organización, clasificación y búsqueda que
proporcionan un acceso simple e inmediato a los documentos por los usuarios. El contenido
de los documentos electrónicos puede ser visualizado directamente por ISOSYSTEM Document,
o a través de cualquier aplicativo externo.
Para documentos en papel, como libros, revistas, contratos, catálogos, etc., ISOSYSTEM
Document registra la localización física de estos además de controlar su préstamo a los
usuarios.
ISOSYSTEM Document posee un poderoso mecanismo de control de pendientes, denominado
Team Workflow, que notifica automáticamente a los responsables de acciones pendientes,
en el momento preciso, y autoriza el registro de la información pertinente para la solución
de estas.
En la ocurrencia de atrasos e el cumplimiento de estás acciones, los responsables por
el control de los documentos son automáticamente notificados. Este mecanismo asegura
gran agilidad en actividades envolviendo documentos, como en las etapas de emisión y
revisión de documentos, control de copias, vistos de conocimiento de documentos, etc.
La arquitectura cliente/servidor para accesos a bases de datos tipo SQL, permite la
integración de ISOSYSTEM Document a otros sistemas, así como adaptaciones específicas
a las necesidades de cada empresa.
El módulo INTRANET asegura las mismas facilidades en el acceso a los documentos por
los usuarios ubicados en ámbitos geográficamente distantes de la empresa.
- Alto nivel de organización del archivo de documentos electrónicos e impresos.
- Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa.
- Gran reducción de la circulación de documentos y registros en papel.
- Completa automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos.
- Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.
- Total eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.
- Control sobre los entrenamientos realizados y pendientes.
- Total control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo.
- Completa eliminación de disconformidades sobre el control de los documentos y datos.
Organización de Archivos
- Fichas personalizadas por la empresa para registro de los datos sobre los documentos.
- Clasificación jerárquica y asociación entre documentos.
- Búsqueda y localización de documentos a partir de cualquier dato conocido, como números,
palabras, asunto, etc.
- Visualización de los documentos electrónicos en ISOSYSTEM Document para usuarios autorizados.
- Generación de listas de documentos a partir de diversos criterios de selección y clasificación.
- Soporte a diversos formatos de archivos (textos, planillas de cálculo, imágenes,
dibujos, formularios), con posibilidades de compresión y criptografía.
- Mecanismo de indexación por palabra clave.
- Generación automática de la matriz de responsabilidades sobre los documentos.
Seguimiento de Revisiones
- Administración de recursos en múltiples proyectos, con previsión de horas constante o
variables en el período da actividad.
- Exhibición de agenda de actividades a realizar para cada recurso, con as respectivas
cargas de trabajo.
- Visualización gráfica de la carga de trabajo sobre los recursos y proyectos, de forma
totalizada o individual y con indicadores de sobrecargas.
- Histórico de todas las revisiones realizadas sobre los documentos con registro de
modificaciones, participantes, justificativo, fechas, etc.
- Formulario de registro de capacitaciones sobre los documentos homologados y verificación
de necesidades pendientes.
Control de Copias y Prototipos
- Entrega Automática a los usuarios de copias electrónicas, con visados de conocimientos
de las mismas.
- Emisión de protocolos electrónicos/ impresos de envío y cancelación de copias controladas,
con visados de recepción.
- Verificación de la existencia de copias obsoletas o pendientes para envío, en sus lugares
de utilización, y notificación a los responsables.
- Emisión de protocolos electrónicos/ impresos de préstamos de prototipos.
- Verificación de plazos de devolución de prototipos y notificación a los responsables.
- GED - Gerencia Electrónica de Documentos.
- Control de documentos y datos de calidad.
- Control de proyectos de ingeniería (dibujos, especificaciones, etc.).
- Administración de contratos y procesos.
- Organización de documentos legales y fiscales.
- Administración de bibliotecas técnicas.
- Control de archivos vencidos.
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