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Con el objetivo de proveer constantemente productos y servicios de mejor calidad y menor costo,
las organizaciones necesitan estar en un continuo proceso de cambios en relación a sus líneas de
productos u otorgamiento de servicios, procesos de producción y procedimientos administrativos.
Estos cambios que dan a
las otorganizaciones mas competitividad son controlados a través de proyectos, y
la capacidad de
ejecutar y administrar estos proyectos es decisiva para una empresa de éxito.
ISOSYSTEM PROYECTOS es un sistema multiusuario de planeación y control de proyectos, que
ofrece diversos recursos para una gestión eficaz de plazos, recursos y costos, ampliando
de esa forma los niveles de calidad y productividad en la realización de los proyectos.
ISOSYSTEM PROYECTOS ofrece diversos tipos de consultas y reportes para el análisis de la
información sobre los proyectos, recursos y costos, así como
gráficos indicadores de desempeño que comparan los resultados obtenidos frente a
los objetivos planeados en los proyectos. De esta manera, los gerentes
pueden evaluar fácilmente la eficacia alcanzada por sus equipos e identificar los
principales tipos de problemas encontrados en la realización de los proyectos.
ISOSYSTEM PROYECTOS automatiza los controles requeridos para el gestión de proyectos
de acuerdo se establece en normas internacionales de la calidad, como ISO 9000:2000 y
QS 9000. Para esto el sistema utiliza los modelos PDCA (Plan / Do / Check / Action)
sobre los proyectos y 5W2H (What / When / Who / Why / Where / How / How Much)
sobre las actividades, asegurando practicidad y flexibilidad para su uso en cualquier
tipo de aplicación. La utilización de bases de datos cliente-servidor para el mantenimiento
de la información garantiza a los usuarios el acceso a los diversos proyectos al mismo
tiempo, y permite la integración de ISOSYSTEM PROYECTOS a otros sistemas de la organización.
Adicionalmente el módulo web asegura movilidad y simplicidad para el acceso a los proyectos
y actualización de datos por los usuarios via internet.
ISOSYSTEM PROYECTOS proporciona una gran agilidad en el trabajo en equipo, a través
de un poderoso mecanismo de control de pendientes, llamado Team Workflow, que notifica
automáticamente via e-mail a los responsables por actividades pendientes, y autoriza
el registro de la información referida a la solución de las mismas.
Ante la ocurrencia de cualquier anormalidad en el cumplimiento de estas acciones,
como atrasos en los plazos previstos, los responsables por los proyectos son alertados
sobre estas ocurrencias. De esta manera se asegura a los gerentes y al grupo técnico
un control simple y eficaz de sus objetivos y prioridades, optimizando de ese modo
el cumplimiento de plazos y resultados establecidos en los proyectos.
- Mejora constante de la calidad de los proyectos realizados por la organización.
- Control eficaz de plazos reduciendo la ocurrencia de atrasos en los proyectos.
- Aumento de la eficacia y productividad en la ejecución de las actividades.
- Disminución de la circulación de documentos y reportes impresos.
- Análisis de los indicadores de desempeño sobre los proyectos realizados.
- Identificación preventiva de problemas con plazos, recursos y costos.
- Mejor aprovechamiento de los recursos con disminución de sobrecargas y demoras.
- Mejor aplicación y distribución de los recursos financieros sobre los proyectos.
- Estandarización de los modelos de proyectos que describen los procesos de la empresa.
- Comunicación eficiente entre las áreas de la empresa, proveedores y clientes.
- Certificación del control de proyectos en normas internacionales de la calidad.
- Registro de tipos de proyectos conteniendo las actividades, sus respectivos responsables
y tiempos establecidos. Posibilidad de modificación de los modelos de acuerdo a las necesidades
específicas de cada proyecto.
- Planeación de los proyectos con registro del grupo participante y líder, plazos de
conclusión, prioridad y tipo del proyecto entre otros. Montaje de la estructura de actividades
en múltiples niveles, con copia total o parcial de proyectos ya existentes, eliminando el
reingreso de datos.
- Cálculo automático de las fechas, tiempo libre, y del camino crítico (CPM) de un
proyecto, considerando las duraciones y relaciones predecesor/sucesor existentes
sobre las actividades.
- Visualización de los proyectos y actividades en planillas, gráficos de Gantt y
agendas, en escalas de tiempo configurables - diaria, semanal, mensual, anual, etc.
Publicación del cronograma de trabajo por proyecto, área o recurso consignado.
- Asignación de los recursos en múltiples proyectos, con carga horaria constante o
variable en el período de la actividad. Visualización gráfica de la carga de trabajo de
los recursos con indicadores de sobrecargas. Exhibición de la agenda de actividades a realizar
para cada recurso. Método de cálculo de la duración y período de la actividad, fundamentado
en la carga horaria disponible de los recursos.
- Impresión de diversos tipos de reportes detallados o resumidos sobre los proyectos,
actividades, recursos y costos. Exhibición de los impresos en formularios, planillas y
gráficos, con una herramienta para creación de reportes personalizados por la organización.
- Análisis de la evolución de los proyectos, a través de comparativos "Previsto versus
Realizado" sobre las tareas de los proyectos, considerando los plazos de conclusión, horas
trabajadas de los recursos y los costos consumidos. Exhibición de los montos parciales ya
comprometidos hasta el momento sobre los totales planeados, así como cálculo de los niveles
probables de excedentes o disminuciones (duración, recursos y costos) hasta el término del
proyecto. Totalización de los resultados comparativos por actividad, proyecto, período de
tiempo, tipo de proyecto, área de la empresa, etc.
- Definición por proyecto del nivel de seguridad en el acceso a la información por los
usuarios, que puede ser de conocimiento público o restricto a determinados usuarios
autorizados. Registro automático de todas las acciones realizadas por los usuarios sobre
los proyectos durante las sesiones de trabajo.
- Aprobación de los proyectos planeados con registro de firma electrónica de los
responsables, y divulgación de los proyectos aprobados para todo el equipo involucrado
con toma de conocimiento por firma electrónica.
- Exhibición automática del cuadro de pendientes del colaborador en el acceso al sistema,
con alerta anticipado de las actividades, con plazos próximos al vencimiento, y alerta roja
para las expiradas. Notificación previa via e-mail a los responsables por las actividades
pendientes con los plazos para conclusión.
- Registro de la información sobre las actividades realizadas directamente por los
responsables designados, incluyendo las fechas de inicio y término, % realizado,
descripción de las acciones tomadas y resultados alcanzados, documentos anexos,
observaciones, etc.
- Aprobación de las actividades ejecutadas por los responsables de nivel superior,
con la emisión de listas de verificación (checklists) para análisis crítico de la
efectividad de la actividad.
- Planillas de registro de horas trabajadas por los recursos en los proyectos en
ejecución, con identificación de los horarios de início y término y tipo de la hora (normal
o extra). Permite también el registro de las horas empleadas en otros tipos de actividades
de la rutina del trabajo de los recursos.
- Registro de los tipos de costos y créditos relacionados a proyectos. Estimativa de los
costos y/o créditos en la planeación de los proyectos y registro de las entradas y salidas
realizadas durante el cumplimiento de las actividades. Visualización del flujo de caja
(diario, semanal, mensual) con totalización por: proyecto, área, tipo de costo/crédito o
tipo de proyecto.
- Almacenamiento de cualquier tipo de documentos sobre los proyectos y actividades, como
especificaciones técnicas, dibujos CAD, presupuestos, reportes, documentos digitalizados y más.
Exhibición del contenido de estos documentos directamente por el sistema.
- Registro de reuniones sobre los proyectos con convocatoria electrónica de los participantes
y control de la fecha de realización. Histórico de los asuntos discutidos y las decisiones
tomadas durante la reunión. Impresión del acta de reunión y firma electrónica por los
participantes.
- Formulario electrónico para emisión y aprobación de solicitudes de proyectos entre
los clientes y los ejecutores. Registro del nivel de satisfacción del solicitante luego de
la entrega del proyecto concluido. Análisis gráfico cuantitativo del nivel de satisfacción
de los clientes en determinado período de tiempo.
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