Artículo: Productividad en Tiempos de Colera

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Ing. Armando Domínguez Camacho

"PRODUCTIVIDAD EN TIEMPOS DE COLERA"
Ing. Armando Domínguez Camacho

En su empresa ¿cómo mide la productividad? ¿Quién la mide? ¿Cada cuándo la mide? ¿Cómo se determina lo que hay que hacer para mejorarla? ¿Quién dirige éstos proyectos de mejora?

Los directores generales estamos enfocados en la consecución de dos objetivos: a)vender más y cobrar pronto; b)operar mejor y al más bajo costo.

Seguramente usted, como muchos otros en estos tiempos ya paso por el proceso de despedir gente, reducir gastos, fusionar puestos, postergar el tiempo de pago a proveedores y otras cosas más. Sin embargo, mi pregunta es ¿ya esta solucionado el problema de productividad interna?, ¿ahora la empresa esta caminando sobre ruedas en los procesos internos? No verdad.

Productividad

O si su empresa es de las que esta en crecimiento, déjeme preguntarle, ¿Qué esta haciendo para que el crecimiento sea controlado? Algunos directores piensan que el problema solo reside en que las ventas han bajado y la recuperación de la cartera se ha hecho más lenta. Ciertamente, este es un problema. Pero la mirada hacia el interior de la organización, es tan importante como hacia fuera. Además, es la que tenemos completamente bajo nuestro control.

Recuerde que la visión de un director, es generar los mayores flujos de efectivo y la rentabilidad de la empresa. Pues bien, si vende poco, ahorre mucho. El reto para hacerlo, es que se tiene que tomar inicialmente una radiografía de toda la operación, Es decir, del desempeño de las personas, el funcionamiento de procedimientos, los mecanismos de información, la calidad del servicio, la comparación contra objetivos y metas, etc. En esencia, esta tarea no es fácil de hacer y menos con la presión que la operación ejerce sobre nuestros principales ejecutivos, en estos tiempos de cólera económica.

Lo que se tiene y lo que no se tiene.

A manera de un reflexión personal para usted, le preguntare si su empresa: ¿Tiene manuales de políticas y procedimientos aplicables a la operación real?. ¿Tiene descripciones de puestos con el alcance, responsabilidad, autoridad y “Misión” de cada colaborador?. ¿Tiene sistemas de información ejecutiva que le muestren los resultados del negocio en una hoja?. El uso de las juntas en su empresa ¿no es excesiva?. ¿Tiene cada colaborador claro lo que tiene que hacer, cómo lo tiene que hacer y qué resultados debe alcanzar?. ¿El clima organizacional es sano en tiempos de cambios como los actuales? ¿El desempeño de los colaboradores clave del negocio es satisfactorio?

Por otro lado, analice por un momento la disponibilidad de tiempo de sus ejecutivos, acaso no están todo el tiempo atendiendo urgencias. Que no tienen cada vez jornadas de trabajo más largas y no obstante esto los pendientes no dejan de existir. Piense en el manejo de sus juntas internas, ¿son totalmente productivas?

Después de reflexionar por unos instantes lo anterior, si usted tiene algún interés en mejorar alguno de los puntos antes mencionados, entonces le mencionare que lo primero que tiene que hacer es medir el nivel de productividad interna de su empresa.


... Lo que no se mide, no se controla ...


Productividad, ¿de que se compone?

Desde nuestro punto de vista, la productividad esta integrada de tres factores: a) la “capacidad” de gestión de las personas, b)el “buen” funcionamiento de los procesos de negocio, c)el “adecuado” clima organizacional. Analicemos el detalle.

Capacidad de las personas.

Tradicionalmente se evalúan a las personas bajo el método jefe - colaborador, en donde el jefe es el que determina una calificación.

Éste método a perdido efectividad, ya que permite:

a). Manipulación del colaborador. Haciendo “creer” al jefe que es buen empleado.
b). Islas de poder. El colaborador es bueno con el jefe, pero con los subordinados se comporta diferente.
c). Falta de servicio al cliente interno. La opinión del cliente interno no impacta en la evaluación del empleado, por lo que sólo se preocupa por aparentar lo que la empresa le “mide” en su desempeño.
d). Insatisfacción del colaborador. Si el jefe brinda una calificación baja, el empleado no tiene mucho que hacer al respecto.
e). Favoritismo. El jefe beneficia a los que le son leales y puede perjudicar a otros.



Lo que se mide, no se controla


El método de 360º, es una herramienta que permite medir el desempeño de un colaborador, no sólo bajo la percepción de su jefe directo, sino bajo la evaluación de todos con los que interactúa diariamente.

El método 360º

Método 360°

Éste método es usado por compañías de clase mundial (IBM, Kodak, GE, Ford, etc.), desgraciadamente en muchos de los casos cuando los directores preguntamos a nuestra gente de Recursos Humanos sobre éste método, nos encontramos con una respuesta de “....no estamos preparados...”. Esto no es verdad. La mayoría de las ocasiones es una manifestación del desconocimiento de la aplicación de la metodología. Si la aplica a su empresa descubrirá la verdadera efectividad de sus colaboradores clave.

Estabilidad y calidad de Procesos.

Por un lado, como parte del interés de los directores en crecer, se enfocan a obtener mayores ventas, sin poner atención en cuánto crecimiento podrá resistir su Estructura Empresarial. Por otro lado, con la rotación de ejecutivos y la incorporación de directores cada vez más jóvenes a las empresas, la “base de conocimiento” de que hacer en todos los casos de “excepción” dentro de un procedimiento cualquiera se esta perdiendo constantemente, quedando la organización con una base cero cada vez más frecuente.

El enfoque del director también debe estar en la “excelencia operativa”, es decir, en que los procedimientos apliquen, en que se genere constantemente una base de conocimiento de los procesos internos, que existan sistemas de información gerencial (y no sólo operativa), que exista estructura organizacional que indique a las personas qué hacer, cuándo y hasta dónde hacer con claridad, que el manejo de inventarios o la calidad de los servicios se mida constantemente, etc.

El reto es como medir todo esto de forma consistente. Pues bien, es a través de las propias personas de su empresa. Es a través de sus conocimientos específicos en los detalles de la operación que podemos saber en dónde hay que “apretar tuercas”. El método de “consolidación de talento” es uno de los más funcionales y prácticos que brinda este tipo de información.


Clima



Clima Interno sano.

El Clima es el resultado de la interacción de personas y procesos. De la calidad de ésta interacción se escribe mucho del Clima en la organización. Lo más común en este sentido es revisar periódicamente los factores de más alto impacto, como: relaciones personales entre compañeros, respaldo empresarial, motivación de colaboradores y apertura gerencial.

Sistema “3 Point”

Para apoyarlo a medir la productividad de su empresa, nuestra metodología es muy simple. Tenemos un sistema que proporciona tres elementos:

a). Evaluación de personas (por 360º)
b). Diagnóstico auditor de procesos (por consolidación de talento)
c). Diagnóstico de Clima Interno (por encuesta)


Nuestro modelo de productividad tiene las siguientes características:

a). El desempeño del colaborador ahora es evaluado por un grupo de personas que conviven diariamente con él (jefe, colegas, subordinados, clientes internos), lo que permite que el resultado de la evaluación sea de mayor alcance y certeza.

b). Conjuntamente y a través de un análisis de Estructura y Clima Organizacional la empresa detecta las necesidades de ajuste en sus Procesos Internos, permitiendo crear un compromiso entre el colaborador y la empresa para obtener mejor productividad.


La productividad está escondida en el “cómo” las personas hacen todos los días sus actividades, y no sólo en el “qué” logran al final del período.


Beneficios a corto plazo

Establecer un proceso de “Alineación Estratégica” del desempeño de sus colaboradores, acorde con lo que la empresa desea. Con la implantación del modelo, se manifiestan varios efectos:

Desempeño Colaborador

a). La gente mantiene un comportamiento homogéneo y productivo con todos, ya no solo con el jefe.
b). Ahora, todos participan en la evaluación de todos, induciéndolos a mejorar las relaciones entre ellos.
c). El comportamiento y actitud de servicio al cliente interno se ve mejorada de forma inmediata, ya que ahora el cliente también participa en la evaluación del colaborador.
d). Se tienen parámetros de medición de cada colaborador, contra metas (según el puesto) y el promedio institucional.
e). Se determina un plan integral de capacitación para todos los colaboradores.
e). El establecimiento de bonos puede estar ligado a la productividad del empleado.


Estructura Empresarial

a). La empresa tiene un sistema auditor permanente de sus procesos de negocio
b). Se realizan ajustes a la Estructura con la participación de los colaboradores, creando lealtad.


Clima Organizacional

a). Se determinan conflictos entre puestos claves y se sugieren soluciones.
b). Se identifican causas de problemas en Clima Organizacional



Implantación del modelo.


a). Definir los factores a medir(con la Dirección General.)
b). El organigrama de los colaboradores involucrados (¿quién evalúa a quien?)
c). Una exposición a los colaboradores para explicar el alcance y beneficios del modelo
d). Contestar los cuestionarios (una hora por colaborador)
e). Entregar resultados a la Dirección
f). Sesión de acciones a seguir con colaboradores (opcional)


Esto nos permite obtener el diagnóstico, aún en tiempos de alta carga de trabajo, ya que no requiere mucho tiempo de los colaboradores.



Preguntas más frecuentes.


¿Qué obtengo con el diagnóstico?

Una relación de acciones concretas por hacer para mejorar su negocio, en cuanto a personas, procesos y clima.

¿Cada cuando se aplica la evaluación?

Se recomienda de dos a tres veces por año.

¿El método del modelo esta normalizado?

Se ha aplicado a mil ejecutivos con éxito.

¿No crea conflictos internos?

No, porque los resultados de cuestionarios son confidenciales, nadie sabe quién lo evalúo.

¿Qué pasa con los de más baja calificación?

Se inicia un plan de capacitación .

¿El precio del modelo de productividad?

Es tan accesible, que ha sido implantado en microempresas, de sólo 10 colaboradores.

¿Es compatible con ISO 9000?

Completamente, ISO requiere de un sistema de evaluación del colaborador y del clima organizacional.

¿Se evalúa a toda la empresa con este modelo?

Se recomienda que sólo a colaboradores de nivel gerencial y jefaturas intermedias o para áreas específicas (compras, ventas). En microempresas se realiza a todos los colaboradores.

¿Qué pasa si los colaboradores manipulan las encuestas?

Al hacer el análisis se identifica esta posible situación y se habla con el colaborador para obtener su participación de forma objetiva.

Si ya tenemos un sistema en la empresa, el modelo ¿no interfiere con esto?

No, el modelo actúa como un complemento de lo que tiene la empresa, ya que evalúa la parte cualitativa además de la cuantitativa.

Estamos en medio de proyectos de mejora y cambio, ¿El modelo de productividad interfiere con estos proyectos?

No, el modelo ayuda a que los otros proyectos sean implantados con éxito.

¿El modelo puede ayudar a determinar la reducción de personal?

Sí, ya que establece de forma jerárquica de mayor a menor el desempeño de las personas.



Ing. Armando Domínguez Camacho.
Socio Director
Domínguez y Asociados



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